160/03 Atencion de Inspecciones

Buenos Aires, 22 de septiembre de 2003

                                                                       Carta de Noticias Nro. 160/03

                                   ATENCION DE INSPECCIONES

                       

                        Siendo cada vez más habituales las inspecciones de organismos de recaudación o fiscalización ( D.G.I., Ministerio de Trabajo, D.G.R., etc. ) y numerosos los riesgos de multas por errores u omisiones, detallamos 70 sugerencias que ayudan a minimizar  los mismos.

                        A saber:

A)    TEMAS A  CUIDAR, PREVIO A UNA INSPECCIÓN.

01)  Repasar y agendar el vencimiento del C.A.I. de todos los documentos en uso.

02)  De operar con impresora o controlador fiscal, tener a la vista el formulario que autoriza su uso, 445/C, firmado por el inicialador.

03)  Operando con impresora o controlador, mantener en buenas condiciones el libro de dicho equipamiento.

04)  También, con impresora o controlador fiscal, asentar en el libro respectivo todos los inconvenientes que obliguen a suspender su uso.

05)  En esos casos, tener la precaución de utilizar las facturas manuales que, obligatoriamente, debe poseerse, de reserva.

06)  Exhibir la Habilitación Municipal definitiva.

07)  Recordar muy bien, al personal, su fecha de ingreso, categoría laboral, horario de trabajo y remuneración mensual, de modo de evitar malentendidos producto del nerviosismo propio de un requerimiento verbal.

08)  Solicitar, a todo el personal de la empresa, la C.A.T., previamente a su ingreso.

09)  Tener muy en cuenta que personas con un vínculo no laboral ( amigos, familiares, clientes, proveedores ) presentes en el establecimiento, no tienen obligación de responder a consultas de los inspectores.

10)  Mantener en orden y cuidadosamente la documentación a la vista y no entregar a los inspectores sino lo que fuere estrictamente necesario y de su competencia. Retirar todo otro tipo de documentación.

11)  Tener a la vista los formularios que requiere DGI, de sucursales, el F.611 “Espere”.

12)  Si se trata de un monotributista, tener a la vista la inscripción en monotributo y el último pago de dicho impuesto.

13)  Tener a la vista la Planilla de Horario del personal.

14)  Dejar en todos los establecimientos de la empresa, los T.E. actualizados de los distintos organismos, para llamar como se expondrá más adelante.

15)  Remitir toda la mercadería conjuntamente con la documentación respectiva. Facturas, remitos, guía del expreso, similares.

16)  Mantener actualizados y controlados los distintos puntos de venta de la firma.

17)  Asesorar muy bien al personal de la empresa respecto a todas estas cuestiones y las que siguen en el apartado siguiente.

18)  Mantener los libros contables en óptimas condiciones, al día,  sin tachaduras ni enmiendas ni otras irregularidades.

19)  Imprimir la documentación mediante la intervención de imprentas debidamente habilitadas.

20)  Controlar, en facturas, remitos, recibos y similares, los datos de la empresa, su domicilio, números de inscripción y otros.

21)  Conservar los comprobantes emitidos y toda la documentación de la firma, en archivos accesibles, secos, aptos a esos efectos.

22)  Si se ocupan pasantes o empleados con contratos especiales, mantener los contratos pertinentes firmados y en buenas condiciones.

23)  Mantener los legajos del personal con toda la documentación del caso ( certificado de domicilio, copia del DNI, actas de nacimiento, certificados de escolaridad, formulario del Anses, etc. ).

24)  Efectuar, siempre, los pagos a proveedores, superiores a $ 1.000, con cheques y conforme a las disposiciones de la Ley Antievasión.

25)  Efectuar, a proveedores y clientes, las retenciones o percepciones de impuestos que correspondan.

26)  En el caso de proveedores, verificar la veracidad de las facturas que entregan.

27)  Como medida preventiva, inscribir la casa habitación del titular, como Bien de Familia.

28)  Mantener al día el Libro de Sueldos y Jornales.

29)  En caso de inconvenientes financieros, ingresar, al menos, los aportes del personal, si es que se torna imposible el pago del resto de los impuestos.

30)  Hacer que el personal firme la planilla de horario o tarjeta de entrada y salida.

31)  Efectuar las liquidaciones de haberes conforme a la planilla de horario general y a la ficha de ingreso y egreso.

32)  En caso de efectuar ventas a la Pcía. de Tierra del Fuego, exigir el comprobante de pase por la aduana respectiva ( removido ) e indicar, en las facturas, la leyenda “Exento según Ley Nro. 19.640”.

33)  Para evitar multas del Ministerio de Trabajo, mantener los recibos de sueldos y las notificaciones de vacaciones debidamente firmadas.

34)  De operar con vehículos de transporte propios, inscribirse en el Registro Unico del Transporte Automotor ( R.U.T.A. ).

35)  En el caso de manipular productos alimenticios, exigir al personal la Libreta Sanitaria pertinente.

36)  Respetar en las liquidaciones y en los hechos, las fechas de pago de haberes exigidas por la ley.

37)  Otorgar, a las mujeres, descanso al mediodía.

38)  Entregar al personal, bajo recibo firmado, la ropa de trabajo que el C.C.T. exige.

39)  Contratar el Seguro de Vida Obligatorio y otros previstos en el C.C.T.

40)  Mantener al día inscripciones y presentaciones diversas, tales como: Registro Industrial de la Nación, Tasa del I.E.R.I.C. para la construcción, Dec. Jurada de Seguridad e Higiene, Dec. Jurada de Publicidad y Propaganda, similares.

41)  Cumplir con las indicaciones de la A.R.T., en cuanto al pago mensual y a las condiciones de seguridad e higiene en el ámbito laboral.

42)  Abonar los salarios mediante el uso de cajas de ahorro.

43)  Efectuar, al personal, el examen médico preocupacional y, en su caso, postocupacional.

44)  Revisar, periódicamente, la documentación concerniente a los empleados de origen extranjero.

45)  Si el empleado hubiere optado por otra obra social, conservar el comprobante de opción formalizado frente al Anses.

46)  De ocupar personal doméstico, proceder a su debida inscripción, obteniendo Libreta Sanitaria y similares.

           

B)    ASPECTOS A CONSIDERAR, DURANTE UNA INSPECCION.

01)  Exigir, a los inspectores actuantes, su carnet o placa identificatoria, antes de franquearle el ingreso al establecimiento.

02)  También, previo a su ingreso, chequear la veracidad de los datos de dicho carnet, llamando por T.E. al organismo que dice representar. (DGI: 0800-222-2222).

03)  Limitarse a responder lo estrictamente necesario, exigiendo que hagan entrega de un acta solicitando por escrito toda la documentación que requieran.

04)  Llamar por TE al Estudio para informar acerca de la inspección y permitir el diálogo, en principio telefónico, del inspector con personal del Estudio.

05)  Considerar que los inspectores no pueden retirar ningún tipo de documentación original, ni facturas ni similares. A lo sumo podrán llevar una fotocopia y sólo cuando sea imprescindible.

06)  Si, ocasionalmente, un empleado se encontrara trabajando en un horario diferente al previsto en la planilla de horario, exponer que él pudo haber solicitado una compensación de horas, por única vez y por razones personales.

07)  Exigir, de los inspectores actuantes, respeto y calidad en la atención.

08)  De ser ello factible, ingresar a la página web de la D.G.I. donde deben constar las credenciales de los inspectores, incluso su fotografía.

09)  Exigir, antes de la inspección, el número de orden de intervención, los datos del supervisor, del inspector y el impuesto y período a fiscalizar.

10)  Exigir que el inspector haga constar en acta la documentación exhibida o entregada y de todas las manifestaciones verbales que se vierten.

11)  Rehusarse a presentar documentos que no fueren los inherentes a las operaciones bajo fiscalización.

12)  A su criterio, el contribuyente puede negarse, incluso, a aportar documentación que ya haya sido presentada y se encuentre en poder del organismo recaudador.

13)  Frente a una orden de allanamiento, no permitir la revisión de lugares que no estén expresamente autorizados en la orden judicial, ni que se intervenga ni retire documentación no relacionada con la causa. Exigir copia de la orden de allanamiento.

14)  Considerar que las órdenes de allanamiento deben fundarse en una denuncia concreta, referida a sujetos determinados.

15)  Negarse a realizar manifestaciones en su contra.

16)  Hacer constar quejas o reclamos en el acta de inspección, o bien en Defensoría del Contribuyente, en cada Agencia de DGI, o en su página Web: www.afip.gov.ar.

17)  No oponer inadecuada resistencia, considerando que el inspector puede solicitar la presencia de la  Fuerza Pública si alguien se resiste a una legítima verificación. También, considerar que la Policía acompaña a los inspectores en caso de allanamientos autorizados por una Orden Judicial.

18)  Asegurarse de que los allanamientos sean dirigidos por el Juez de la causa. Si éste no concurriere, delega esa función en un funcionario de DGI, nunca en la Policía.

19)  Si se presentare una Orden de allanamiento, corroborar en ella los datos del funcionario autorizado para llevarlo adelante.

20)  Si la orden de allanamiento tuviere domicilio erróneo, el contribuyente tiene dos alternativas: impedirlo por esa causa ( en cuyo caso pueden retornar luego con el domicilio corregido ) o bien autorizar el allanamiento para luego invalidarlo.

21)  Ante un allanamiento, no permitir la revisión de cartetas o portafolios personales, pues son privativos de su poseedor.

22)  Recordar que no es obligatorio responder a todos los temas. Se puede responder que se desconoce o no se recuerdan determinados aspectos de las tareas.

23)  Mantener a los inspectores siempre acompañados por personal de la firma, nunca dejarlos solos con la documentación.

24)  Impedir que ingresen a los lugares de trabajo para efectuar relevamientos de personal. En estos casos, los trabajadores pueden acercarse al sitio donde se esté atendiendo a los inspectores.

25)  Si hubiere futuros empleados a quienes aún no se les obtuvo la C.A.T., pueden manifestar que están presentes para una entrevista de trabajo o, incluso, porque están por hacer una prueba para su posterior incorporación.

26)  Quienes trabajen en la firma pero sin relación de dependencia, deben manifestar tal circunstancia, informando que prestan servicios en forma independiente.

Cordialmente

 Dr: Ramírez Miguel Ángel

     Contador Público U.B.A