635/15 El legajo del trabajador . Documentacon que debe contener

                                     Carta de Noticias Nro. 635/15

                       

EL LEGAJO DEL TRABAJADOR. DOCUMENTACION QUE DEBE CONTENER.

1. El legajo personal es la carpeta que contiene el historial del trabajador.
2. Si bien no hay una norma específica que indique que debe contener el legajo del trabajador, existe una gran cantidad de disposiciones que en  su conjunto nos indican toda la documentación que no debe faltar en el mismo. 
3. Consideramos como obligatoria y que no debe faltar en ningún legajo de personal, la siguiente documentación:

a)    Fotocopia del D.N.I. (1ª, 2ª y la del cambio de domicilio). En caso de que el empleado sea extranjero fotocopia del pasaporte y del permiso correspondiente para ejercer actividad remunerada en la República Argentina, expedida por la Dirección Nacional de Migraciones.

b)    Fotocopia de partida matrimonio si el trabajador es casado. Si el trabajador convive con su pareja, certificado  de convivencia o información sumaria de convivencia.

c)    Fotocopia de las partidas de nacimiento de hijos hasta 18 o hasta 25 si estudian, o discapacitados de cualquier edad.

d)    Certificado de Alumno regular de inicio y fin de escolaridad

e)    Título secundario, universitario y terciario

f)     Copia constancia de CUIL.

g)    Alta del empleado en "Mi Simplificación", la que debe estar suscripta por el mismo, indicando fecha en la que se le entregó la copia.

h)    Declaración de alta a la ART.

i)     Examen de salud preocupacional.

j)      Declaración de ingresos de otros empleadores o declaración de no tener pluriempleo.

k)    En caso de tener personal con pluriempleo, notificación de la opción de concentración de aportes y contribuciones en una sola obra social.

l)      Contrato de trabajo suscripto por el trabajador, en caso de haber sido contratado a través de una modalidad formal, como por ejemplo un contrato a plazo fijo, o un contrato de trabajo eventual.

m)  Constancia de alta del trabajador en el seguro de vida obligatorio del decreto 1567/1974.

n)    Constancia de alta del trabajador en los seguros de vida que se prevean según su C.C.T.

o)    Nota con carácter de declaración jurada en la que el empleado manifiesta si percibe alguna prestación de la seguridad social, como seguro de desempleo y jubilación, entre otros.

p)    Formulario ANSES PS 5.3 DDJJ del trabajador y su grupo familiar

q)    Formularios de ANSeS  PS 2.4, 2.5, y 2.61 notificando el régimen de Sistema Único de Asignaciones Familiares (SUAF).

r)     Formularios AFIP F. 572 (DDJJ con los conceptos por los que deben considerarse deducciones de la base imponible sujeta al impuesto a las ganancias en cada liquidación mensual) y F. 649 ( sólo es necesario cuando el trabajador ingrese a la empresa en un año calendario que ya se ha iniciado. El formulario indica cómo cerró la empresa anterior la liquidación del impuesto anual con la liquidación final incluida.

s)    En caso de que el trabajador sea menor de 18 años (pero mayor de 16), debe adjuntar un certificado médico que acredite su aptitud para el trabajo.

t)     Constancia de apertura de la cuenta sueldo, en la que se deposita mensualmente la remuneración.

u)    Declaración jurada de domicilio.

v)    En caso de existir, reglamento interno de la empresa, firmado por el trabajador, con constancia de haber recibido copia.

w)   Recibos de sueldo.

x)    Comunicación de la licencias (vacaciones anuales, licencias sin goce de haberes, etc.)

y)    Comunicación de entrega de ropa de trabajo, de corresponder, según lo establezca el convenio colectivo de trabajo que rija para el personal de la empresa.

z)    Notificaciones al trabajador por aplicación de apercibimientos, amonestaciones o suspensiones disciplinarias.

aa)  Comunicación de inasistencias, justificadas o no.

bb)  Libretas de trabajo o sanitarias, en caso de corresponder.

cc)  Registros de accidentes y denuncias efectuadas a la ART;

dd)  Registro de indemnizaciones abonadas.

ee) j) Todo intercambio telegráfico cursado con el empleado, cualquiera sea el motivo.

ff)    En caso de que el empleado haya optado por percibir la remuneración en efectivo en el domicilio de la empresa, debe constar la nota con carácter de declaración jurada que así lo manifieste.

gg) Toda aquella documentación que avale los cambios que se produzcan en relación con lo informado al inicio del vínculo.

hh) Cédulas de los juzgados ordenando embargos sobre la remuneración del trabajador.

ii)    Constancia de depósito de los embargos judiciales realizados al sueldo del trabajador.

jj)     Toda otra documentación obligatoria que requieran las disposiciones legales y convencionales de acuerdo con la actividad propia de la empresa.

kk) En caso de cese de la relación laboral:

a) Documento que acredite el cese (telegrama de despido, de renuncia, etc)

b) Copia firmada de la recepción de la “Certificación de Servicios y Remuneraciones”.
c) Copia del Form. de Iinformes y/o retenciones impuesto a las ganancias, por la liquidación final, de corresponder.

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   XXVI.        Para más información remitimos a la carta de noticias 163-03

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  XXVII.        Para la elaboración de la presente, hemos contado con  la colaboración de nuestro Asesor Jurídico Dr. (Abogado) Carlos M. Zolezzi.

Buenos Aires, 2 de Octubre de 2015.

 Dr: Ramírez Miguel Ángel

     Contador Público U.B.A