230/05 Guarda de Documentacion y Prescripcion

Carta de Noticias Nro. 230/05

                        Asunto: Guarda de Documentación y Prescripción en General

           

                        Permanentemente, surgen dudas con relación al tiempo de guarda o conservación obligatoria de la documentación; como así también en lo inherente a los distintos plazos de prescripción de deudas. Plazos, estos últimos, que han sido modificados, en algunos casos, recientemente.

                        Detallamos a continuación la información relacionada con estos asuntos.

                        A saber:

01)  En el área comercial y societaria.

A)    El Código de Comercio, en su Art. 38, dispone que la documentación de carácter comercial debe conservarse por el término de 10 años.

B)    El mismo Código dispone que, en un año, prescriben los reclamos por ventas efectuadas al por menor.

C)    Y dispone que, en cinco años, prescriben las acciones por obligaciones de la sociedad hacia los socios y de los socios entre sí.

D)    Y dice, finalmente, que, en los casos no contemplados específicamente, la prescripción ordinaria en materia comercial se completará por el transcurso de 10 años.

E)     Los libros de comercio, contables; como también los libros societarios, de actas y similares, deben conservarse por, al menos, 10 años, según Art. 846 y 67 del Código citado.

F)     La documentación respaldatoria de lo asentado en los libros, debe conservarse también por 10 años.

                       

02)  En el área impositiva de carácter nacional.

A)    Según Art. 19 de la Ley de Impuesto a las Ganancias, los Quebrantos Acumulados podrán considerarse contra las ganancias que se obtengan hasta cinco años después.

B)    Los saldos a favor del contribuyente no prescriben.

C)    Las acciones para exigir la repetición, el recupero o devolución de impuestos, prescriben a los cinco años, según Art. 56 de la Ley de Procedimientos Administrativos.

D)    La prescripción, en general, para con la A.F.I.P., opera por el transcurso de cinco años calendarios, desde el 1ro. de Enero siguiente al vencimiento de la DDJJ.

E)     El plazo indicado en el punto anterior, se extiende a 10 años para el caso de Contribuyentes No Inscriptos.

F)     La citada Ley de Proc. Admin. dispone que la documentación respaldatoria debe conservarse por cinco años luego de operada la prescripción.

G)    Lo  indicado en el punto anterior alcanza también a los agentes de retención e información, por lo retenido o informado.

03)  En el área laboral y previsional.

A)    Las acciones por cobro de contribuciones, aportes, multas y demás obligaciones de carácter previsional, prescriben a los 10 años.

B)    Los créditos a favor de las Asociaciones Sindicales ( cuota sindical y similares ), prescriben a los 5 años, según el Art. 5 de la Ley 24.642. Lo cual es extensivo a todos los dependientes regulados bajo los Convenios Colectivos de Trabajo.

C)    La Ley de Contrato de Trabajo, Nro. 20.744, en su Art. 143, dispone que el empleador deberá conservar los recibos y otras constancias de pago, durante todo el plazo correspondiente a la prescripción liberatoria del beneficio de que se trate.

D)    También hay contradicciones: con relación al Seguro de Retiro Complementario “La Estrella”, aplicable al Sindicato de Empleados de Comercio, la Cámara del Trabajo Sala V, aplicó un plazo de 2 años, según Ley de Contrato de Trabajo y la Cámara del Trabajo, Sala X, un plazo de 10, según el Código Civil.

E)     La Ley de Cont. Tjo. ya citada, determina, en su Art. 256, que prescriben a los 2 años las acciones relativas a créditos provenientes de las relaciones laborales. El plazo no puede modificarse por Convenios Colectivos de Trabajo.

F)     La Ley de Obras Sociales determina un plazo de prescripción para el cobro de aportes y contribuciones, de 10 años, según su Art. 24.

G)    La Ley de Jubilaciones y Pensiones, 14.236, en su Art. 16, dice que las acciones para el cobro de contribuciones, aportes, multas y otros, prescribirán a los 10 años.

H)    En el caso puntual de los Viajantes de Comercio, las acciones emergentes de la Ley 14.546, conocida como Estatuto del Viajante, prescriben a los 5 años.

I)       Y dice, el Estatuto del Viajante, que los empleadores deben conservar las notas de venta de cada viajante, también por cinco años.

J)       El derecho del trabajador, de reclamar una Asignación Familiar impaga, prescribe a los 2 años.

K)    También con relación al Régimen de Asignaciones Familiares, la obligación del empleador de ingresar su contribución para la financiación del sistema, prescribe a los 10 años, según Art. 4.023 del Código Civil, a falta de una norma específica.

L)     En caso de reclamar reintegros solicitados ante la Administración Nacional de la Seguridad Social, el derecho prescribe a los 10 años.

M)   Con relación a las obligaciones derivadas del Estatuto del Servicio Doméstico, hay divergencia: al año, según Art. 4.035 del Código Civil o a los 2 años, según la Ley de Contrato de Trabajo.

N)    En lo relacionado con el Trabajo Agrario, la prescripción opera a los 2 años.

O)    La Ley de Riesgos del Trabajo prevé una prescripción de 2 años para el reclamo de prestaciones por parte de los afectados y de 10 años para las deudas que el empleador contraiga con las Aseguradoras de Riesgos y la Superintendencia.

04)  En el área impositiva de la Ciudad de Buenos Aires.

A)    En general, según el Código Fiscal, la prescripción opera a los 5 años, para contribuyentes inscriptos, computándose de modo similar al indicado para D.G.I.

B)    Por su parte, el Art. 13 de la ley suspendió la prescripción por el término de un año. A modo de ejemplo: el año 1.998 prescribiría el 01/01/06.

C)    Para los No Inscriptos, la prescripción opera a los 10 años.

D)    El Código Fiscal, en sus Arts. 51 y 52, establece la obligación de conservar la documentación y comprobantes, por 10 años. Obligación extensiva a los soportes magnéticos.

05)  En el área impositiva de la Provincia de Buenos Aires.

A)    La prescripción, en general, opera a los 5 años.

B)    El Código Fiscal, en su Art. 41, obliga a conservar los libros y registros y los comprobantes y facturas respaldatorios, por un término de 10 años como mínimo.

C)    Las obligaciones tributarias adeudadas, no prescriptas al 1ro. de Enero de 2.000, se consideran extinguidas a partir del 1ro. de Setiembre de 2.004, como consecuencia de la novación dispuesta por el Gobierno Provincial.

Cordialmente

                                   Dr: Ramírez Miguel Ángel

     Contador Público U.B.A

Buenos Aires, 2 de Setiembre de 2.005