Carta de Noticias Nro. 522/12
LIBROS
LABORALES. RUBRICA GCBA
I.
La documentación laboral sujeta a rúbrica es la que a continuación
se detalla:
a)
Libro
Especial de Sueldos y Jornales (Ley N° 20.744 Art. 52). (Libro Manual – Hojas
Móviles – Microfichas).
b)
Libro
para la pequeña y mediana industria.
c)
Libro
para Peluqueros.
d)
Libro
Órdenes para los Trabajadores de Casa de Renta.
e)
Libro
de Altas y Bajas para la actividad Gastronómica.
f)
Libro
para la actividad bancaria (horas extras).
g)
Libro
de Altas y Bajas para la actividad de la Sanidad.
h)
Libro
de Viajantes de Comercio (Libros / Hojas Móviles / Microfichas).
i)
Libro
para la actividad rural.
j)
Planillas
de horarios para el personal femenino.
k)
Planillas
de kilometraje.
l)
Libretas
de Trabajadores de Casa de Rentas.
m)
Libretas
de Trabajadores del Transporte Automotor de pasajeros.
n)
Obleas de
Transporte-Sistema de Registros para cumplimentar el articulo 52 Ley 20.744.
……………….
II.
En el caso de registro de hojas
móviles, la rúbrica se debe efectuar con anterioridad a su uso mediante la
perforación de las mismas, debiendo hacerse la presentación ante el
departamento de rúbrica.
III.
Los requisitos que se deben
cumplir para rubricar las hojas móviles y demás libros por primera vez
ante el Gobierno de la
Ciudad Autónoma de Buenos Aires son:
ü Nota solicitando la rúbrica donde conste la razón
social, actividad, domicilio (Capital únicamente), especificando que la rúbrica
es por primera vez con firma del empleador certificada por Autoridad Judicial,
Policial, Escribano Público, Banco. En la misma nota autorizar a quienes
entregarán o retirarán la documentación.
ü Fotocopia inscripción C.U.I.T.
ü Constancia de la AFIP donde conste la fecha de alta como empleador
y la actividad del mismo.
ü Denunciar nombre,
apellido y domicilio de los socios y acompañar copia de los DNI. (Sociedades de Hecho).
ü Contrato social: Fotocopia certificada del mismo o
bien original y copia simple para certificar por esta Autoridad Administrativa,
el que debe consignar además designación de autoridades y domicilio legal
autorizado.(Sociedades Regulares)
ü Fotocopia del Documento de Identidad, páginas 1, 2, 3 y actualización
de domicilio (Unipersonales).
IV. La empresa debe encuadernar las hojas
móviles para su conservación y guarda, en un período
que no exceda los 3 meses o 500 hojas, lo que resulte primero.
V.
En la última hoja se debe pegar un
informe
de contador público matriculado en C.A.B.A., legalizado por el C.P.C.E.C.A.B.A.,
dando cuenta que los listados autorizados se corresponden con los habilitados
por el ente de contralor.
VI. El límite de hojas a rubricar es de 500 hojas. De precisarse un
mayor número, se tiene que presentar nota (con copia de último formulario 931
presentado en al AFIP) indicando los motivos por los cuales se solicita dicho
excedente: forma de liquidación que se lleva o bien la cantidad de personal que
así lo exige.
VII. Los requisitos para la segunda rúbrica son
los mismos que para la primera, debiéndose adjuntar además:
·
Última hoja
madre entregada por la
Dirección General.
·
Última hoja procesada (donde
figura el período liquidado).
·
Las hojas nuevas deben estar
numeradas en forma correlativa a continuación de la última hoja procesada y
autorizada por la
Autoridad Administrativa.
VIII. En el caso de extravío de las hojas móviles se
debe presentar, nota firmada por el empleador con firma certificada por
Escribano Público, Poder Judicial, Policía o Banco, informando del extravío del
libro y acompañando la siguiente información:
Ø Denuncia policial
Ø Nómina de todo el personal incluido en el libro,
hojas o microfichas extraviado/a con nombre y apellido, número de CUIL, fecha
de ingreso y firma de empleado (en caso de egreso reemplazar la firma por esa
fecha).
Informe del contador público independiente
matriculado en C.A.B.A. legalizado por el C.P.C.E.C.A.B.A., dando cuenta que
los listados de personal se corresponden con el período extraviado
Ø Fotocopia autenticada de los seis últimos
formularios N°”931”
presentados ante la AFIP.
Ø En caso de sociedades regulares fotocopia de
contrato social o estatuto autenticado, o el original y copia simple.
Ø Fotocopia del CUIT indicando actividad y alta del
empleador.
Ø Tomo y datos del libro extraviado.
Ø Fotocopia de la última autorización de rúbrica
anterior a la extraviada.
IX. Las sociedades o asociaciones que desarrollan su
actividad en más de una jurisdicción, pueden centralizar la rúbrica de la
documentación laboral, en el domicilio legal de la empresa ó donde ésta
tenga el asiento principal de sus negocios o la sede de su administración,
siempre que en dicha jurisdicción preste efectivo servicio al menos el 20% del
personal de la empresa al momento de solicitarse la centralización de la
rúbrica.
X.
Cuando se
trata de sociedades irregulares o personas físicas pueden centralizar la rúbrica de
la documentación laboral en el asiento principal de sus negocios.
XI. La centralización de rúbrica no exime al empleador
de contar en cada lugar de trabajo con la documentación que, legalmente, deba
encontrarse en el mismo
Obtenida la aprobación
del trámite de Centralización de Rúbrica, se debe comunicar tal
circunstancia, a la
Autoridad de Aplicación de la jurisdicción en la que exista
personal cuyo registro y documentación ha sido centralizado, acompañando copia
del acto administrativo y descripción del personal incluido en la
centralización.
Se debe mantener en el lugar de trabajo
copia autenticada del trámite de centralización y su aprobación, donde
conste el personal que presta servicios en cada establecimiento.
XIV. Los requisitos a cumplir para solicitar la
centralización, son:
a) Nota solicitando la centralización acreditando la
personería invocada.
b) Poder autorizado del titular, certificado por
Autoridad Judicial, Policial, Escribano Público o Banco, o concurrir el titular
personalmente con el D.N.I.
c) Fotocopia del C.U.I.T. inscripción como empleador
en la AFIP con
indicación de la actividad.
d) Domicilio de cada una de las sucursales, tanto en C.A.B.A.
como en otras jurisdicciones.
e) Indicar lugar donde se va a centralizar la rúbrica
de la documentación indicándose si se trata del domicilio legal de la empresa o
el del asiento principal de sus negocios o la sede de la administración.
f) Nómina, con carácter de declaración jurada, del
personal ocupado en cada lugar de trabajo, detallando fecha de ingreso,
categoría y numero de CUIL.
Adjuntar 5 últimos formularios 931 presentados en la AFIP (con nómina total de
trabajadores).
Los Sociedades
Regulares deben acompañar copia certificada del estatuto social, el que deberá
consignar, además, designación de autoridades y domicilio legal actualizado
XV.
Para más información remitimos a
las cartas de noticias Nros. 440.
XVI.
Para la elaboración de la
presente, hemos contado con la
colaboración de nuestro Asesor Jurídico Dr. (Abogado) Carlos M.
Zolezzi .
Buenos Aires, 06 de Julio
de 2012.
Dr. Ramirez Miguel Angel
Contador Publico U.B.A.
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