532/12 - Recibos de Haberes

                                Carta de Noticias Nro. 532/12

RECIBOS DE HABERES

I.   Todo pago en concepto de salario u otra forma de remuneración debe instrumentarse mediante recibo firmado por el trabajador o, en caso excepcional, mediante la impresión digital (art. 138 de la LCT).

II.   El recibo de sueldos debe ser confeccionado por el empleador en doble ejemplar, debiendo entregar el duplicado con su firma y sello al trabajador.

III.   Una vez firmado, por el trabajador, el original del recibo queda en poder del empleador.

IV.   La firma que se puede exigir al trabajador en los libros, planillas o documentos similares no excluye el otorgamiento de los recibos de pago.

V.   Cuando los recibos no reúnen los requisitos obligatorios o sus menciones no guarden la debida correlación con la documentación laboral, previsional, comercial y tributaria, son los jueces los que determinarán la eficacia probatoria de los mismos.

VI.   El pago hecho por el último o por ulteriores períodos no hace presumir el pago de los anteriores.

VII.   El empleador debe conservar los recibos y otras constancias de pago, para las cuestiones laborales por 2 años; y para todo lo relacionado con las obligaciones de la seguridad social por 10 años.

VIII.   Se pueden confeccionar recibos separados para los casos de remuneraciones por vacaciones, licencias pagas, asignaciones familiares y las que correspondan a las indemnizaciones debidas al trabajador con motivo de la relación de trabajo o su extinción.

IX.   Los recibos separados deben reunir los mismos requisitos previstos por la ley, para los recibos correspondientes a la remuneración ordinaria.

X.   En caso de que el empleador optare por un recibo único o por la agrupación en un recibo de varios rubros, éstos deben ser debidamente discriminados en conceptos y cantidades.

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XI.   Los empleadores están autorizados, en forma optativa y voluntaria, a emitir recibos de pago de salarios a los trabajadores, a través de formas electrónicas o digitales.

XII.   De optar por alguna de estas formas, y en atención a que el MTESS no dispone de un sistema o plataforma digital estándar a utilizar, los empleadores tienen a su cargo la elaboración de los protocolos de seguridad y el sistema digital o electrónico a utilizar, los que deben ser presentados al Organismo de Contralor para su aprobación.

XIII.   El sistema informático propuesto debe contemplar la posibilidad de que el trabajador pueda salvar o guardar copia de cada uno de los archivos que contengan sus recibos digitales, con la factibilidad de hacerlo en un dispositivo de su exclusivo y excluyente dominio.

XIV.   Los sistemas digitales ó electrónicos, utilizados por los empleadores, deben garantizar
a los trabajadores, la recepción de los recibos de sueldo digitales, como así también su acceso, mediante la Intranet de la organización por canal seguro

XV.   Los ejemplares de recibos instrumentados conforme este régimen, deben contener la siguiente mención:

“La empresa reconoce la autenticidad, autoría e integridad del presente documento cuya emisión ha sido autorizada mediante resolución (ST)”.

XVI.   La firma del trabajador en el recibo puede ser:

• a)  Firma electrónica.
• b)  Firma electrónica basada en certificados digitales emitidos por certificadores no licenciados.
• c)  Firma digital basada en certificados digitales emitidos por certificadores licenciados.
• d)  Firma digital basada en certificados digitales emitidos por certificadores extranjeros que hayan sido reconocido.

XVII.   La firma del empleador, su representante legal o persona física autorizada a tal efecto, debe ser alguna de las previstas en los incisos b), c) o d) arriba indicados.

XVIII.   El documento digital del recibo debe contemplar 2 campos específicos y diferenciados titulados “conforme” y “no conforme” o términos sinónimos, debiendo impactar la firma del trabajador en el que este considere al suscribirlo.

XIX.   El empleador que tiene intención de pasar a confeccionar los recibos de sueldo por medios informáticos debe solicitar una autorización al MTESS y presentarla ante la Secretaría de Trabajo.

XX.   El empleador, con carácter previo a la autorización, debe presentar copia papel o en soporte informático del certificado o certificados digital/es vigente/s emitido/s por la/s Entidad/es Certificadora/s, en base a los cuales suscribirá los recibos, como así también, en su caso, los correspondientes de los trabajadores.

XXI.   Debe, asimismo, presentar una nota suscripta por la Entidad Certificadora en la cual se certifique al empleador y/o a sus representantes legales como “suscriptor/es” de sus respectivos certificado/s digital/es, detallando su tipo y clase; debiendo precisarse también, en caso de corresponder, la cantidad total, tipo y clase de certificados emitidos a solicitud del empleador para sus trabajadores dependientes.

XXII.   La solicitud de autorización debe cumplir los siguientes requisitos mínimos:

• a)  Acompañar la correspondiente constancia de inscripción ante la AFIP.
• b)  Acreditar identidad con DNI (persona física) ó adjuntar copia certificada del instrumento constitutivo y constancia de inscripción (persona jurídica).
• c)  Razón por la cual se solicita la autorización.
• d)  Universo de trabajadores alcanzado por la medida.
• e)  Protocolos y estándares tecnológicos que se utilizarán para garantizar la seguridad, autenticidad, autoría, integridad e inalterabilidad de los recibos emitidos bajo estas modalidades.
• f)   Cumplimiento de la forma y contenido necesario que debe poseer cada uno de los recibos, respetando los requisitos establecidos en la LCT.
• g)  Declaración jurada del representante legal del empleador, con firma certificada notarialmente, vertida en ejemplar anexo, en cuanto a que la empresa reconocerá la autenticidad de los recibos emitidos en los términos del presente régimen.
• h)  Descripción del mecanismo de sustitución del soporte papel, con las modalidades de emisión del recibo suscripto por el funcionario autorizado de la empresa y su acuse de recepción por parte del trabajador, conteniendo las firmas digitales.
• i)Procesos operativos de flujo electrónico que permitan considerar la trazabilidad de los casos sujetos a este régimen.
• j)Modo de asegurar el pleno acceso de los trabajadores a sus recibos emitidos conforme a la presente modalidad fuera del establecimiento y de forma personal y privada.
• k)  Acciones de contingencia para la guarda y recuperación de los recibos, sin afectación alguna a su contenido.

XXIII.   La Secretaría de Trabajo es la encargada de evaluar la procedencia de la solicitud de autorización y, previa opinión de las áreas técnicas y jurídicas, se pronuncia sobre su admisibilidad.

XXIV.   La Autoridad Administrativa puede requerir al peticionante, con carácter previo, el suministro de información adicional o sugerir las adecuaciones que estime pertinentes para considerar la viabilidad de la petición.

XXV.   La autorización conferida para la utilización del sistema de emisión de los recibos de sueldo digitales puede ser revocada en el supuesto de constatarse la inobservancia de la normativa aplicable.

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XXVI.   Para la elaboración de la presente, hemos contado con  la colaboración de nuestro Asesor Jurídico Dr. (Abogado) Carlos M. Zolezzi.

                                       Buenos Aires, 26 de septiembre de 2012.

Dr: Ramírez Miguel Ángel

     Contador Público U.B.A